Processus Itineris Institutum

Lorsqu’on embarque dans une société où les processus ne sont pas « usages très courant » et où les procédures sont produites avec parcimonie (même s’il en existe toujours !) et où on doit cartographier ce petit monde, on se retrouve face à la problématique de devoir expliquer à quoi on sert. Et ça n’est pas aussi simple que ça…

Ce qu’on sait très largement, à grosse mailles (et si possible le plus macro possible) c’est que les procédures servent à mettre en place du contrôle, et les processus, de la marche à suivre. Bon accessoirement, les procédures et processus servent aussi à donner de la visibilité pour des investisseurs, garantir d’une méthode, d’un savoir-faire, de la maitrise de son activité… Mais dans notre mentalité de Français post-soixante-huitards-adepte-du-téléchargement-et-de-communication-libre, on n’aime pas trop le « contrôle ». Le contrôle ça ressemble encore beaucoup trop à tout ce qui est relatif à hiérarchie, et plus on tend vers du management 2.0 moins on croit dans l’horizontalité… et pourtant, la définition de la liberté est bien celle de choisir ses propres contraintes, sinon c’est l’anarchie.

Alors ? Alors, je suis moi-même plutôt du genre à aimer mon autonomie, une forme d’autarcie où je puise de l’information à droite et à gauche, ou j’engrange un maximum d’informations et où je fais mes propres synthèses. Je gère mon organisation de temps de travail avec mes méthodes, mes habitudes, mes petites routines bien organisées (mon planning, mes jalons, mes rapports, mes bilans, mes schémas…) tout cela en soit défini mon travail, l’organise pour les jours à venir, et à moi de me caler sur les priorités qu’on me fixe, et de communiquer.

Pour aller droit au but : Cartographier les processus d’une entreprise, c’est comme cartographier les sentiers de randonnée dans un circuit.

Je m’explique : On peut avoir différents but de randonnée : -rapidité, défi, découverte de la nature, recensement géologique… On peut aussi avoir différents niveaux : – débutant, confirmé, excellence, guide…

Pour chaque profil, chaque but, il faut se définir un chemin dans ceux répertoriés. Comment savoir lequel prendre si les sentiers de randonnée ne sont pas crées, parcourus, marqués ?

Un processus c’est donc un sentier éventuel de randonnée. Une procédure ce sont les étapes fortement recommandées. (Bon delà à dire que la vie en entreprise c’est une ballade de santé, je n’oserai pas… quoique). Cartographier les processus c’est donc donner les chemins à suivre de chaque personne pour couvrir toute la montagne que représente un métier. Pour les nouveaux arrivants c’est une méthode utile pour prendre en main les affectations qui seront les siennes en fonction de sa mission et de son niveau estimé, de s’approprier le terrain. Cela permet aussi de savoir quels pôles du métier ne sont pas décrits en termes de processus, quels sont les terra incognita par conséquent, qu’il faut créer. Le processus, comme le sentier se veut adaptable, (il doit pouvoir changer en cas d’éboulis, ou de flaque infranchissable) il doit donc évoluer au fil des besoins, toutefois, comment faire évoluer quelque chose qu’on n’a encore jamais décrit, tracé ? Les processus sont donc là pour l’accompagnement au changement. (Mais  je reviendrai sur le changement dans un autre sujet)  Et les procédures, donnent une marche à suivre, un modèle de cheminement métier.

C’est un peu un travail de fourmis, et il faut avoir un minimum de connaissance de la topographie générale des entreprise, une expérience de l’existant géographique métier, et puis, avoir un peu d’imagination aussi…

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